行業指南

健身及美容:課堂滿座、日程滿檔,空置時段更少。

工作室、健身室、美容院及水療中心出售的是時間及重複光顧。它們的收入從空置的課堂名額、臨時取消、無人追蹤的套票,以及花在電話上的前台時間中流失。好的軟件填滿日程、記得誰為什麼付了費,並讓員工騰出時間照顧客戶。

金錢在哪裡流失

  • 因臨時取消或缺席而空置的課堂名額及療程時段。
  • 套票、課堂券及會籍記在卡片或試算表上,而餘額引起爭議。
  • 信用卡扣款失敗時以人手追收定期付款。
  • 在一天最繁忙的時段,以電話及訊息接受預約。
  • 互相衝突的員工更表、房間使用及器材。
  • 因為沒有人留意他們不再來而逐漸流失的常客。

通常有幫助的做法

  • 按課堂、導師、房間或治療師的網上預約,設有名額、候補名單及清晰的取消期限。參閱預約系統。
  • 套票及會籍,餘額、到期日及暫停規則一目了然。參閱客戶記錄。
  • 定期收費,在信用卡失敗時重試並通知客戶。參閱在香港收取網上付款。
  • 附一鍵確認或取消的提醒,通常是減少缺席成本最低的方法。參閱 WhatsApp 及訊息自動化。
  • 簡單查看誰正在流失的檢視,依據出席記錄,讓員工能主動聯絡。

香港的實際情況

  • 敏感資料。健康問卷、受傷、皮膚狀況及身體數據都屬敏感。只收集所需、限制可查看的人員,並議定保存多久。請參閱私隱條例指南。
  • 相片及前後對比相片需要清晰而具體的同意,用於宣傳時尤其如此。
  • 促銷訊息。向客戶推廣屬直接促銷,設有同意及拒絕接收的規則。請與預約訊息分開處理。
  • 療程宣稱及牌照。部分療程如何描述、由誰執行,另有規則。請查明適用於您的規定;我們無法就此提供意見。
  • 空間細小、時間表緊密。房間及導師才是真正的限制,所以可預約時段規則應反映這些。
  • 颱風及暴雨會令課堂臨時取消。您需要快速取消或移動大量預約並通知客戶的方法。請參閱讓系統應付颱風。

情境示例:一間精品普拉提工作室

假設一間工作室設有十二人課堂、十堂套票,而前台整個早上都在回覆訊息。(此為示例情境,並非客戶。)

首個版本讓會員在設定的期限內網上預約及取消、自動扣減套票並顯示剩餘餘額。提醒附有一鍵取消,而候補名單填補釋出的名額。天氣開關可取消一節課堂並通知所有已預約的人。附定期收費的會籍則待預約運作順暢後跟進。

常見問題

我們應否改用現有的工作室管理產品?

通常應該。數款成熟的產品已涵蓋課堂、套票及收費。定制開發適用於規則特殊、多間分店共用規則,或希望擁有自己的應用程式及客戶關係的情況。

會員可以每月以信用卡或電子錢包自動付款嗎?

可透過支援定期付款的支付供應商。哪些方式可自動扣款視乎供應商及您的帳戶,所以我們會在圍繞它設計之前先確認。

如何處理客戶的健康資料?

少收集、按角色限制存取、不放進訊息,並與您議定保留及儲存安排。涉及任何臨床事項,亦請尋求專業意見。

其他行業

相似的模式亦出現在其他地方:請參閱診所及健康護理、教育及培訓、餐飲及酒店款待,或全部行業。

經營工作室、美容院或健身室?

告訴我們預約及套票目前如何運作。我們會協助您規劃能填滿日程的部分。

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